Eliminera - Automatisera - Delegera
Om du har sorterat dina arbetsuppgifter i hög- och lågproduktiva uppgifter sitter du nu med ett gäng lågproduktiva uppgifter du gärna vill slippa. Om du kan slippa dina lågproduktiva uppgifter, kan du använda din tid till produktivt arbete istället och markant öka ditt resultat.
För att slippa lågproduktiva uppgifter kommer många att förelså "delegera" som lösning. Bra tänkt, men risken är att någon annan i organisationen blir ineffektiv istället. Det finns ett par åtgärder vi ska titta närmre på innan vi delegerar.
Eliminera
Som du ser i rubriken är första åtgärd att "Eliminera". När du tittar på dina arbetsuppgifter finns det garanterat vissa arbetsuppgifter som är "arbete för arbetes skull". Det är uppgifter vi tror vi måste göra, men som inte ger något och som ingen senare använder till något. Titta igenom dina lågproduktiva arbetsuppgifter och var överdrivet kritisk. Vi vet redan att uppgifterna ger lite, annars hade du inte definierat dem som lågproduktiva. Varför görs dom överhuvudtaget? Fråga dig på var och en av uppgiftena vad konsekvenserna skulle vara om du helt slutade göra en uppgift. Är konsekvenserna minimala av att eliminiera en uppgift. Bara sluta gör den! Stryk!
Automatisera
Nu har du en lista kvar med arbetsuppgfiter som är lågproduktiva, men uppgifterna ska utföras. Nästa steg är "Automatisera". Detta steg utförs oftast med tekniskt stöd. Tänk dig att du idag sitter och sammanställer en manuell rapport som istället skulle kunna göras automatiskt om du köpte en insats från en programmerare eller specialist på excel. Det finns också enklare exempel på automatik som att beställa autogiro på en månadsfaktura.
Vilka arbetsuppgifter du gör idag är fysiskt möjliga att automatisera? Lägg upp en plan!
Delegera
NU kan du Delegera.
I teorin kan du delegera i alla riktningar, till din chef, till dina anställda, till kollegor i samma nivå i organisationen som du själv till dina kunder och till externa företag. Kanske finns det tom administrativa resurser i din organisation. Titta på kvarvarande lågproduktiva arbetsuppgifter som ska delegeras och definiera vart respektive uppgifter kan delegeras.
Källa: Tim Ferriss / Four Hour workweek
Arbetsblad
Använd arbetsbladet här och gör en genomgång av dina arbetsuppgifter efter Eliminera, Automatisera, Delegera